امانة سر المجلس

مهام امانة سر المجلس:

• استقبال كافة المواضيع المحولة الى المجلس من رئيس واعضاء مجلس المفوضين.

• التأكد من الوثائق المرفقة من حيث اكتمالها وتغطيتها لجوانب الموضوع.

• فحص المواضيع المطروحة على جلسات المجلس والتحقق من انسجامها مع القوانين والأنظمة والتعليمات النافذة ذات العلاقة واستيفائها لكافة الشروط والبيانات والوثائق المطلوبة لاتخاذ القرار اللازم واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة بالتنسيق مع المعنيين.

• التنسيق مع الجهات المتفق على حضورها جلسات المجلس.

• تزويد معالي الرئيس بجدول أعمال الجلسة لغايات تحديد موعد الجلسات بعد المصادقة على المواضيع.

• تزويد مكاتب أصحاب العطوفة المفوضين بنسخة عن هذه الجداول والمواضيع التي تتضمنها وتوزيعها على أعضاء مجلس المفوضين.

• حضور الجلسة من قبل أمين السر وتسجيل ملاحظات الجلسة وقرارتها في محضر اجتماع الجلسة الخطي المعدّ والمحتوي على المواضيع المطروحة.

• إعداد وصياغة توصيات المجلس (قرارات، مذكرات) من قبل موظفي أمانة سر المجلس.

• توقيع قرارات المجلس من قبل اعضاء المجلس واجراء التعديلات التي يرتئيها أصحاب العطوفة مناسبة على قرارات المجلس اثناء عملية توقيعها.

• توزيع القرارات التي استكملت توقيعها على مكاتب أصحاب العطوفة المفوضين تمهيداً لتنفيذها من قبلهم.

• مخاطبة الجهات المعنية بتزويد امانة سر المجلس بما يفيد تنفيذ القرارات على ارض الواقع.

• إرفاق وثائق التنفيذ مع قرار المجلس لتصبح جزاء منها

• متابعة مراحل ما بعد التنفيذ القرار (للقرارة التي يلزم تنقيدها مدة طويلة) مثال ذلك:

  • إصدار كتاب للرئاسة

  • رد الرئاسة على المقترح

  • في حالة الموافقة متابعة اجراءات سير العمل

  • في حالة عدم الموافقة متابعة الاجراء المتبع

  • رفع إحصائيات وتقارير الدورية حول واقع جلسات المجلس

  • أي مهام اخرى ذات علاقة بطبيعة العمل

وحدات اخرى:

وحدة الرقابة الداخلية

وحدة الاعلام والاتصال

مكتب الرئيس